Die 10 wichtigsten Regeln für den RPA-Erfolg

Jul 16, 2023

Von Leslie Joseph, Chefanalystin, Forrester

Robotic Process Automation (RPA) in der Wirtschaft hat die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, erheblich verändert. Es ermöglicht Menschen, einem Roboter oder „Bot“ eine Reihe von Anweisungen zur Ausführung zu geben, die es ihnen ermöglichen, Aufgaben mit minimalen Fehlern in hohem Umfang und mit hoher Geschwindigkeit auszuführen, was zu einer verbesserten Effizienz und Genauigkeit führt und den Arbeitern alltägliche Aufgaben erspart repetitive Arbeit. Wie können Unternehmen RPA einführen, ohne den menschlichen Faktor zu gefährden? Was sind die wichtigsten Regeln für den Erfolg von RPA?

1. Integrieren Sie RPA in die Automatisierungsstruktur Ihres Unternehmens Erstens ist es wichtig, RPA in die Automatisierungsstruktur Ihres Unternehmens zu integrieren. Das Konzept der „Automation Fabric“ basiert auf der Vorstellung, dass Automatisierung zu einem zentralen Grundsatz der digitalen Transformation wird. Forrester definiert die Automatisierungsstruktur als:

Ein System für die Automatisierung des gesamten Unternehmens, das mehrere benachbarte und komplementäre Automatisierungstechnologien, Prozessarchitekturen, Organisationsverhalten und Co-Innovationsmodelle von Partnern integriert, um die Ziele einer menschenzentrierten Automatisierung und eines autonomen Unternehmens zu unterstützen.

Unternehmen, die auch in Zukunft einen anhaltenden Wettbewerbsvorteil anstreben, müssen sich darauf konzentrieren, die Automatisierung in ihren gesamten Geschäftsbetrieb und ihre kulturelle DNA zu integrieren, anstatt sie als eine Ansammlung taktischer, stückweiser Initiativen zu übernehmen, die sich auf Kostensenkung oder Prozesseffizienz im kleinen Maßstab konzentrieren.

Die führenden RPA-Produkte von heute haben diese Entwicklung erkannt und sind auf ein besser integriertes Portfolio von Bausteinen für die Automatisierungsstruktur umgestiegen, das Funktionen wie Process Mining, Task Mining, Conversational Intelligence, Datenautomatisierungsfunktionen, Workbenches für maschinelles Lernen usw. umfasst. und so weiter.

2. Konzentrieren Sie sich auf den Aufbau eines nachhaltigen Wertmodells für RPA

Zweitens sollte es einfach genug sein, die Vorteile der Automatisierung einfacher Prozesse aufzuzählen. Der Wert, den RPA schafft, treibt den Konsum an, was wiederum mehr Ideen fördert, die zu mehr Automatisierung führen. Mit zunehmender Prozesskomplexität wird es jedoch aufgrund der Vielzahl an Faktoren und Abhängigkeiten auch schwieriger, den ROI zu berechnen. Ein pragmatischer Business Case überbewertet weder den potenziellen Wert oder die erzielten Einsparungen, noch unterschätzt er die damit verbundenen Kosten. Diese sollten bei der Priorisierung eines nachhaltigen Wertmodells für RPA berücksichtigt werden.

3. Behandeln Sie RPA als Unternehmensplattform

Unternehmen müssen bei RPA die gleichen Standards und Richtlinien einhalten wie bei anderen Unternehmenstechnologieplattformen und -software. Dabei muss der Schwerpunkt auf Benutzererfahrung, Design- und Build-Standards, einer Architektur mit Schwerpunkt auf Wiederverwendbarkeit und der Förderung von Datenschutz, Sicherheit und Belastbarkeit gelegt werden.

4. Sichern Sie Ihre Bots mit Zero-Trust-Prinzipien Unternehmen sollten Bots als digitale Arbeiter behandeln. Im Wesentlichen sollten sie sie genauso behandeln wie menschliche Mitarbeiter. Alle Bots sollten einen Lebenszyklus, eine Identität und Einschränkungen für den Zugriff auf Unternehmensdaten und -funktionen haben. Im letzten Jahrzehnt hat Forrester das Zero-Trust-Modell entwickelt, ein Sicherheitsrahmenwerk, das auf den Konzepten „Niemals vertrauen, immer überprüfen“ und dem Prinzip „Verletzung annehmen“ basiert. Dies hat sich im Laufe der Jahre als sehr solide Philosophie erwiesen und sollte auf alle in Ihrem Unternehmen angewendet werden – sowohl auf Menschen als auch auf nichtmenschliche (RPA) Bots.

5. Priorisieren Sie Ihre Prozesse Beim Start eines RPA-Programms sollten Technologieteams bereits in der Pilotphase eine Pipeline-Betrachtung der Prozesse einnehmen. Viele erfolgreiche RPA-Programme haben schon früh Pipelines von Kandidatenprozessen mit Aufnahme, Bewertung und Priorisierung für bis zu 12 bis 18 Monate im Voraus aufgebaut, die von einem Kompetenzzentrum oder Strike-Team geleitet werden. Sie verfügen über strukturierte Möglichkeiten, um die Aufnahme, die Bewertung des Geschäftswerts und die Priorisierung voranzutreiben (häufig unterstützt durch Tools wie Process Mining und Digital Worker Analytics), um ihr Verständnis dieser Prozesse zu vertiefen und effektive Automatisierungs-Roadmaps zu erstellen. Und oft genug verfügen sie auch über Investitionspläne für Technologiebereiche außerhalb von Vanilla RPA (z. B. in der KI), die die Entwicklung komplexer Automatisierungen unterstützen, die mit reinem RPA allein nicht möglich wären.

6. Legen Sie frühzeitig den Grundstein für effektives Automatisierungsmanagement und -steuerung Es ist überraschend zu sehen, wie viele Unternehmen die Notwendigkeit ignorieren, sich auf den Aufbau effektiver Strukturen und Kapazitäten für Governance und Change Management zu konzentrieren. Insbesondere bei denjenigen, die sich dafür entschieden haben, mit der Automatisierung über den Weg der Bürgerentwicklung zu beginnen, besteht die Tendenz, die Governance aufzuschieben. Tatsächlich „verkaufen“ Unternehmen manchmal das Automatisierungsprogramm intern, was die Einführung fördert, langfristig aber zu einem großen Problem führt. Auf der anderen Seite kann ein gut funktionierender Governance-Mechanismus bis zu 10 % zum Wert des Automatisierungsprogramms beitragen.

7. Planen Sie KI, aber überstürzen Sie es nicht

Unternehmen sollten über einen Fahrplan für den Einsatz von KI und intelligenten Funktionen in ihren Automatisierungsprozessen verfügen, müssen dies jedoch mit einem klaren Fahrplan und Pragmatismus hinsichtlich der zu erwartenden Ergebnisse tun. Sie sollten den Prozess nicht beschleunigen.

8. Nehmen Sie eine innovative Sicht auf intelligente Automatisierung Kundenerfahrung, interner Kapazitätsaufbau und das Erreichen von Automatisierungsergebnissen sollten bei RPA-Initiativen im Frühstadium Priorität haben. Da die Programme jedoch skalieren und das Vertrauen in RPA wächst, können RPA-Initiativen ein entscheidendes Innovationsziel darstellen, beispielsweise die Übernahme einer Business-Services-Sicht auf Innovation, die Unterstützung der Bürgerentwicklung und die Förderung interner Automatisierungsfähigkeiten.

9. Design für Menschen Der Mensch ist für den Erfolg der Automatisierung von zentraler Bedeutung. Es ist wichtig, die Mitarbeitererfahrung, die Human-in-the-Loop-Elemente und das Änderungsmanagement, die für die langfristige Durchführbarkeit der Automatisierung von entscheidender Bedeutung sind, beizubehalten und zu priorisieren. Maschinelles Lernen erfordert, dass Menschen Teil des Prozesses sind. Szenarien, in denen Bots und Menschen interagieren, müssen sorgfältig entworfen werden, damit sie auf den Menschen ausgerichtet sind.

10. Pflegen Sie eine Kultur, bei der die Automatisierung an erster Stelle steht Schließlich sollte eine Automatisierungskultur gefördert werden, indem man sich auf die positiven Veränderungen konzentriert, die die Automatisierung für die Belegschaft mit sich bringt, und gleichzeitig aktiv daran arbeitet, die negativen Auswirkungen abzumildern. Heutzutage spricht niemand mehr wirklich über Automatisierung, um seinen Personalbestand zu reduzieren, sondern konzentriert sich auf die Verbesserung von Effizienz und Innovation. Dennoch besteht in der Belegschaft immer noch Angst vor den Verdrängungseffekten der Automatisierung, und die meisten Unternehmen haben sich nicht viel Gedanken über die Notwendigkeit gemacht, ihre Belegschaft umzuschulen, ihre gesamte Personalstrategie zu überdenken und den Mitarbeitern bei der Bewältigung dieser Veränderungen zu helfen